Copilot-Alternative für Beratungen: Datenschutz, Kosten, Funktionen

Für Beratungen ist Microsoft 365 Copilot die naheliegende Wahl: Mails, Dokumente und Teams-Besprechungen liegen ohnehin in Microsoft 365. Ob Copilot auch die richtige Wahl ist, hängt an drei Fragen: Wie viel Arbeit findet außerhalb von Microsoft 365 statt? Wie sauber sind die Berechtigungen? Und soll die KI Entwürfe im Dokument liefern oder ganze Arbeitspakete übernehmen? Dieser Beitrag ordnet Kosten, Datenschutz und Funktionen nach Herstellerangaben (Stand: November 2026) und zeigt, wann eine Alternative sinnvoll ist und wann nicht.

Kurz gesagt

• Microsoft 365 Copilot kostet für Bestandskunden laut Herstellerseite 26,00 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich MwSt. und zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz ^[1]. Ausgewählte erweiterte KI-Funktionen rechnet Microsoft nach Nutzung ab ^[1], ^[2].
• Für Kunden in der EU ist Copilot laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze. Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet ^[4]. Ausgenommen von der EU-Datengrenze sind die Modelle von Anthropic. Sie sind in der EU standardmäßig deaktiviert ^[5].
• Copilot zeigt alles, was eine Person sehen darf ^[4]. Zu weit gefasste SharePoint-Freigaben fallen deshalb erst mit Copilot richtig auf.
• Eine Alternative wie enter ai lohnt sich, wenn wichtige Daten außerhalb von Microsoft 365 liegen, wenn die Daten in Deutschland liegen sollen oder wenn die KI ganze Arbeitspakete übernehmen soll statt Entwürfe im Dokument, mit Freigabe vor jeder Aktion nach außen.

Was Microsoft 365 Copilot kostet

Stand: November 2026, laut Herstellerseite. Was in der Tabelle fehlt, sind die nutzungsbasierten Kosten. Microsoft schreibt dazu: „Erweiterte KI-Funktionen – für Aufgaben, die Sie delegieren – werden nach Nutzung abgerechnet.“ ^[2] Ein Budget für diesen Anteil gehört deshalb in jede Kalkulation.

Beispielrechnung: Eine Beratung mit 25 Beraterinnen und Beratern zahlt für Microsoft 365 Copilot bei jährlicher Abrechnung 25 × 26,00 € = 650 € im Monat, also 7.800 € im Jahr, zuzüglich MwSt. ^[1]. Dazu kommen die Microsoft-365-Lizenzen, die nutzungsbasierten Funktionen und interne Zeit: Vor der Einführung müssen die Berechtigungen geprüft werden (siehe unten).

Copilot und Datenschutz: was Microsoft zusagt

Microsofts Datenschutzdokumentation zu Copilot ist ausführlich. Die für Beratungen wichtigsten Punkte ^[4]:

• Kein Training: Prompts, Antworten und Daten, auf die Copilot über Microsoft Graph zugreift, werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.
• EU-Datengrenze: „EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze.“ Copilot ist seit dem 1. März 2024 in die Datenresidenz-Zusagen der Microsoft-Produktbedingungen einbezogen. Es gelten die Produktbedingungen und der Microsoft-Datenschutznachtrag (DPA).
• Gespeicherte Interaktionen: Prompts und Antworten speichert Microsoft als Copilot-Aktivitätsverlauf, zusammen mit den übrigen Microsoft-365-Inhalten der Organisation. Administratoren können dafür in Microsoft Purview Aufbewahrungsrichtlinien festlegen.
• Websuche: Für die Websuche erzeugt Copilot aus dem Prompt eine Suchanfrage und schickt sie an die Bing-Suche. Microsoft beschreibt diese Verarbeitung in einem eigenen Dokument.
• Agenten von Drittanbietern: Für Agenten gelten deren eigene Datenschutz- und Nutzungsbedingungen. Administratoren legen fest, welche Agenten zugelassen sind.

Zwei Punkte sollten Sie bewusst entscheiden und dokumentieren.

Erstens: Modelle von Anthropic. Microsoft bietet in Copilot neben OpenAI-Modellen auch Modelle von Anthropic an. Anthropic ist dafür Unterauftragsverarbeiter von Microsoft. Diese Modelle sind laut Microsoft „derzeit von der EU-Datengrenze ausgeschlossen“ und für Kunden in EU, EFTA und Vereinigtem Königreich standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator kann sie freischalten ^[5]. Einige neuere Modelle bietet Microsoft nur als „Anthropic models with Data Retention“ an. Für sie gelten die Bedingungen und der Datenverarbeitungsvertrag von Anthropic statt Microsofts DPA ^[5]. Wer diese Modelle freischaltet, sollte wissen, für welche Nutzergruppen und Daten das gilt.

Zweitens: Berechtigungen. Copilot zeigt nur Inhalte, für die eine Person mindestens Leserechte hat. Microsoft betont ausdrücklich, dass die Berechtigungsmodelle in SharePoint und Teams richtig gepflegt sein müssen ^[4]. In Beratungen ist das heikel. Ein Projektordner aus einem früheren Mandat, der „für alle in der Organisation“ freigegeben war, ist über die Suche kaum aufgefallen. Copilot fasst ihn auf eine allgemeine Frage hin zusammen. Wer für Wettbewerber derselben Branche arbeitet, braucht vor der Einführung eine Prüfung der Freigaben, mindestens für Mandatsordner, Angebote und Personaldaten.

Unabhängig vom Anbieter verlangt die DSK einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn ein externer Cloud-Dienst im Auftrag arbeitet. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird beim Einsatz von KI „vielfach“ nötig sein ^[8].

Copilot vs. ChatGPT

Copilot und ChatGPT werden oft gegeneinander abgewogen, setzen aber unterschiedlich an. Copilot arbeitet in den Microsoft-365-Apps und mit den Daten des Mandanten. ChatGPT Business ist ein eigener Arbeitsbereich, der sich mit anderen Diensten verbinden lässt.

Für Beratungen ist die Datenresidenz der wichtigste Unterschied. Bei ChatGPT gibt es sie nur im Enterprise-Tarif, und nur für neu eingerichtete Arbeitsbereiche ^[7]. Auch dann können Daten über externe Integrationen, Websuche und Metadaten außerhalb der Region verarbeitet werden ^[7]. Copilot liegt für EU-Kunden innerhalb der EU-Datengrenze, solange die Modelle von Anthropic ausgeschaltet bleiben ^[4], ^[5].

enter ai als Copilot-Alternative

Copilot ist ein Assistent in den Microsoft-Apps: Er liefert Entwürfe im geöffneten Dokument, fasst Besprechungen zusammen und beantwortet Fragen zu Mails und Dateien. enter ai setzt eine Ebene darunter an und eine darüber.

Darunter: ein Company Brain statt Einzelsuche. enter ai liest Dokumente, Mails, Tabellen und Präsentationen aus Microsoft 365 und den übrigen Systemen und ordnet sie zu einem Wissensgraphen: welche Kunden, welche Projekte, welche Angebote und Methoden, wer beteiligt war. Die Frage „Für welche Kunden haben wir diese Methode schon eingesetzt, und wer war dabei?“ beantwortet es über den ganzen Bestand, mit Fundstelle. Die Zugriffsrechte der Quellsysteme gelten weiter.

Darüber: digitale Kollegen statt Entwürfe. Digitale Kollegen mit festen Rollen, etwa Analyst oder Angebotsassistenz, übernehmen ganze Arbeitspakete über mehrere Schritte: aus Datenraum, CRM und früheren Projekten einen Red-Flag-Report vorbereiten oder aus Referenzen und CVs ein Angebot in Ihrer Vorlage schreiben. Was nach außen geht, etwa Mails oder Termine, wartet auf die Freigabe durch einen Menschen, sofern niemand dafür vorab eine Vollmacht erteilt hat. Jeder Zugriff steht im Audit-Log.

Beides schließt sich nicht aus: enter ai arbeitet mit Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und den Office-Programmen, die Sie schon nutzen. Sie können Microsoft 365 behalten und enter ai für die Arbeitspakete einsetzen, die Wissen aus mehreren Systemen brauchen.

Copilot bleibt die naheliegende Wahl, wenn Ihr Team fast ausschließlich in den Microsoft-Apps arbeitet, die Unterstützung genau dort im geöffneten Dokument stattfinden soll und Ihre IT einen einzigen Vertragspartner für alles möchte.

Was das für die Praxis heißt

1. Systeme zählen, nicht Funktionen. Listen Sie für drei typische Arbeitspakete auf, aus welchen Systemen die Informationen kommen, zum Beispiel für Angebot, Due Diligence und Statusbericht. Liegt mehr als die Hälfte außerhalb von Microsoft 365, rechnen Sie den Anbindungsaufwand ein.
2. Berechtigungen vor der Lizenz prüfen. Suchen Sie Freigaben für „alle in der Organisation“ in Mandats-, Angebots- und Personalordnern. Das hilft auch ohne Copilot.
3. Gesamtkosten ansetzen: Lizenz, Basislizenz, nutzungsbasierte Funktionen und interne Einführungszeit. Prüfen Sie bei Aktionspreisen, wann sie enden ^[2].
4. Zwei Admin-Entscheidungen dokumentieren: ob die Modelle von Anthropic freigeschaltet werden und für wen ^[5], und ob die Websuche aktiv bleibt ^[4].
5. Datenschutzbeauftragte früh einbinden, mit AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und, wo nötig, Datenschutz-Folgenabschätzung ^[8].
6. Mit fünf bis zehn Personen pilotieren, aus jeder Rolle mindestens eine. Messen Sie an echten Aufgaben, nicht an Demos.

Wie das in Ihrem Team aussähe, zeigen wir im Strategiegespräch an einer Aufgabe aus Ihrem Alltag. Mehr auf der Startseite und in den Anwendungsfällen Due Diligence und Beratungsangebote.

Wie dieser Beitrag entstand

Alle Preise und Herstellerangaben wurden am 10.11.2026 auf den verlinkten Herstellerseiten nachgelesen. Preise und Bedingungen ändern sich häufig, maßgeblich ist das Angebot des Herstellers. Dieser Vergleich stammt von enter ai, einem Anbieter im selben Markt. Er ist keine Rechtsberatung.

Zuletzt aktualisiert am 10. November 2026.