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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Stand: August 2026 | Version 1.1

1. Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 3 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung von Daten im Auftrag gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(6) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

(2) Der Auftragnehmer wird die Datenverarbeitung im Auftrag grundsätzlich in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchführen. Dem Auftragnehmer ist eine Datenverarbeitung auch außerhalb von EU oder EWR erlaubt, wenn entsprechende Unterauftragnehmer im Drittland unter Einhaltung der Voraussetzungen von Ziff. 10 eingesetzt werden und die Voraussetzungen der Art. 44-48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine usnahme i.S.d. Art. 49 DSGVO vorliegt.

(3) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt.

(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht im Falle von Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer unterstützt ggf. bei der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

8. Regelung zu mobilen Arbeitsplätzen

(1) Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen außerhalb der Geschäftsräume des Auftragnehmers erlauben.

(2) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch bei der Nutzung von mobilen Arbeitsplätzen der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Abweichungen von einzelnen vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem in Textform zu genehmigen.

(3) Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt erfolgt und andere am Ort des jeweiligen mobilen Arbeitsplatzes befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Sorge dafür zu tragen, dass eine wirksame Kontrolle der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag an mobilen Arbeitsplätzen durch den Auftraggeber möglich ist.

(5) Sofern auch bei Unterauftragnehmern Beschäftigte an mobilen Arbeitsplätzen eingesetzt werden sollen, gelten die Regelungen der Absätze 1 bis 4 entsprechend.

9. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenen Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.

(4) Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

(6) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von weiteren Personen an diesen mobilen Arbeitsplätzen primär durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 9 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt. Anlassbezogen ist dem Auftraggeber auch eine Kontrolle des mobilen Arbeitsplatzes von Beschäftigten durch den Auftragnehmer zu ermöglichen.

10. Unterauftragsverhältnisse

(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angegebenen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen 2 Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ erfolgt, gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 9 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

11. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.

(2) Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

12. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

13. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

14. Vergütung

Etwaige Regelungen zu einer Vergütung von Leistungen sind zwischen den Parteien gesondert zu vereinbaren.

15. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

16. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und läuft für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages über die Nutzung der Dienstleistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber.

(2) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

17. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.

(2) Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.

18. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

Anlage 1 - Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem gesamten zugrundeliegenden Vertragsverhältnis, d.h. einschließlich AGB, soweit wirksam in die Geschäftsbeziehung einbezogen. Gegenstand der Verarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb der KI-Plattform des Auftragnehmers als Software-as-a-Service für den Auftraggeber. Die Verarbeitung umfasst insbesondere:

das Hosting und die Speicherung der vom Auftraggeber und seinen Nutzern eingebrachten Inhalte (insbesondere Dokumente, Dateien, Chat-Eingaben) auf Servern in Deutschland;

die Indexierung und semantische Aufbereitung der vom Auftraggeber ausgewählten Datenquellen zum Aufbau einer durchsuchbaren Wissensbasis, einschließlich der Erzeugung abgeleiteter Daten (z. B. Embeddings, extrahierte Entitäten und Beziehungen) ausschließlich zum Zweck der Leistungserbringung;

die Verarbeitung von Eingaben und Inhalten zur Erzeugung KI-gestützter Ausgaben (Chat, Frage-Antwort, Agenten) über in EU-Rechenzentren betriebene Sprachmodelle, ohne Speicherung beim Modellbetreiber und ohne Nutzung zu Trainingszwecken;

die Anbindung vom Auftraggeber bzw. seinen Nutzern autorisierter Drittsysteme über Konnektoren und die dabei erfolgende Übertragung von Inhalten in die Plattform;

die Ausführung von Aufgaben durch digitale Kollegen, einschließlich vom Nutzer im Einzelfall oder vorab freigegebener Aktionen in angebundenen Drittsystemen (z. B. Anlage oder Änderung von Inhalten, Versand von Nachrichten); die Einrichtung und Beauftragung digitaler Kollegen sowie die Erteilung von Freigaben durch Nutzer des Auftraggebers gelten als dokumentierte Weisungen des Auftraggebers i.S.d. Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO und werden in der Plattform protokolliert;

die Verwaltung von Nutzerkonten, Berechtigungen und Zugriffen;

die Protokollierung von Systemereignissen zur Gewährleistung von Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit;

die Erbringung von Support-Leistungen.

Zweck der Verarbeitung ist ausschließlich die Erfüllung der vertraglich geschuldeten Leistungen gegenüber dem Auftraggeber. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Auftragnehmers, insbesondere zum Training von KI-Modellen, findet nicht statt.

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Der konkrete Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten wird maßgeblich durch die vom Auftraggeber oder seinen Nutzern eingegebenen, hochgeladenen oder über Konnektoren bereitgestellten Eingabedaten bestimmt und liegt insoweit in der Verantwortung des Auftraggebers. Gegenstand der Verarbeitung sind insbesondere folgende Datenarten:

Bestands- und Kontodaten der Nutzer: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rolle/Berechtigungen, Authentifizierungsdaten

Kundeninhalte: vom Auftraggeber oder seinen Nutzern eingebrachte Dokumente, Dateien, Chat-Eingaben und -Verläufe sowie über Konnektoren angebundene Inhalte aus Drittsystemen; die darin enthaltenen personenbezogenen Daten bestimmt allein der Auftraggeber (z. B. Namen, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Vertrags- und Geschäftsdaten)

Abgeleitete Daten: aus Kundeninhalten zur Leistungserbringung erzeugte Repräsentationen (z. B. Vektor-Embeddings, extrahierte Entitäten und Beziehungen im Wissensgraphen), soweit diese Personenbezug aufweisen

Nutzungs- und Protokolldaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adressen, Browser-/Gerätetyp, Zugriffszeiten, API-Aufrufe, Fehler- und Server-Logs

Support- und Servicedaten: Support-Anfragen, Korrespondenz, Angaben zur Problemlösung

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist nicht Gegenstand der vertraglich geschuldeten Leistung und erfolgt nicht gezielt. Da der Auftraggeber Art und Inhalt der eingebrachten Daten selbst bestimmt, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Kundeninhalte im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Gesundheitsdaten in Dokumenten des Auftraggebers). Solche Daten werden ausschließlich im Rahmen der allgemeinen Leistungserbringung mitverarbeitet und unterliegen denselben technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, vor Einbringung solcher Daten das Vorliegen einer Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO sicherzustellen, und wird die Konfigurationsmöglichkeiten der Plattform (insbesondere die Auswahl der angebundenen Datenquellen) im Sinne der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO nutzen.

3. Kategorien betroffener Person

Folgende Kreise von Betroffenen sind Gegenstand des Auftrags:

Beschäftigte und sonstige Nutzer des Auftraggebers

Kunden und Interessenten des Auftraggebers sowie deren Ansprechpartner

Lieferanten, Dienstleister und sonstige Geschäftspartner des Auftraggebers sowie deren Ansprechpartner

Gesellschafter, Organe und Vertreter des Auftraggebers

Sonstige Personen, deren Daten in den vom Auftraggeber oder seinen Nutzern eingebrachten Inhalten enthalten sind

Anlage 2 - Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:

Listenstruktur:

Subunternehmer

Adresse

Gegenstand der Beauftragung

Datenübermittlung in Drittstaaten (Rechtsgrundlage)

Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Hosting und Betrieb der Plattform-Infrastruktur (Compute, Datenbanken, Vektor- und Graphspeicher), Objektspeicher für Kundendokumente sowie sämtliche Backups (geo-repliziert innerhalb Deutschlands: Falkenstein/Nürnberg)

EWR, kein Drittlandtransfer.

Google Ireland Limited

Gordon House, Barrow St, Dublin 4, Irland

KI-Modellinferenz über Google Cloud Vertex AI (Sprachmodelle für Chat- und Analysefunktionen, Bildgenerierung); Verarbeitung von Prompts und Dokumentausschnitten ausschließlich zur Laufzeit, keine Speicherung, kein Training

Verarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren. Kein Drittlandtransfer.

Nebius B.V.

Schiphol Boulevard 165, 1118 BG Schiphol, Niederlande

GPU-Rechenkapazität für die Dokumentenverarbeitung bei Erstaufnahme großer Datenbestände (OCR, Embedding-Berechnung); transiente Verarbeitung, Rechenressourcen werden nach Abschluss gelöscht.

EWR, kein Drittlandtransfer.

Amazon Web Services EMEA SARL

38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg

Serverless-Modellinferenz über AWS Bedrock (Relevanz-Reranking von Suchergebnissen, Entitätsextraktion); Verarbeitung von Suchanfragen und Dokumenteninhalten ausschließlich zur Laufzeit, keine Speicherung, kein Training

Verarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren. Kein Drittlandtransfer.

IONOS SE

Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland

OCR für hochgeladene Dokumente; Verarbeitung zur Laufzeit in deutschem Rechenzentrum

EWR, kein Drittlandtransfer.

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place, South County Business Park, Dublin, D18 P521, Irland

Versand von Transaktions-E-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzung, Benachrichtigungen) über Microsoft 365 / Microsoft Graph

EWR, kein Drittlandtransfer.

Melious AI GmbH

Universität des Saarlandes, Campus Starterzentrum, Geb. A1.2, 66123 Saarbrücken

KI-Modellinferenz über in Deutschland gehostete Open-Weight-Sprachmodelle (Chat-, Analyse- und Extraktionsfunktionen); Verarbeitung von Prompts und Dokumentausschnitten ausschließlich zur Laufzeit, keine Speicherung, kein Training

EWR, kein Drittlandtransfer.

Lyceum Technology Germany GmbH

Alte Jakobstr. 86, TH7, 3rd Floor, 10179 Berlin, Germany

KI-Modellinferenz über EU-gehostete Open-Weight-Sprachmodelle (Chat-, Analyse- und Extraktionsfunktionen, insbesondere Vorverarbeitung bei der Wissensgraph-Erstellung); Verarbeitung von Prompts und Dokumentausschnitten ausschließlich zur Laufzeit, keine Speicherung, kein Training

EWR, kein Drittlandtransfer.

LinkupTechnology SAS

28 avenue des Pépinières, 94260 Fresnes, France

Web-Suche und Abruf öffentlich zugänglicher Webinhalte für die Recherchefunktion der Plattform (Deep-Research-Agent, Web-Modus); übermittelt werden ausschließlich die vom Nutzer bzw. Agenten formulierten Suchanfragen, keine Dokumenteninhalte; Verarbeitung zur Laufzeit, keine Speicherung

EWR, kein Drittlandtransfer.

Zyte Group Limited

12 South Mall, Cork, Ireland, T12 RD43

Abruf und Extraktion öffentlich zugänglicher Webseiteninhalte (Web-Crawling/-Scraping) im Rahmen der Recherchefunktion; übermittelt werden ausschließlich die abzurufenden URLs, keine Kundendokumente oder Chatinhalte; Verarbeitung zur Laufzeit, keine Speicherung

EWR, kein Drittlandtransfer.

Anlage 3 - Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.

1. Vertraulichkeit

1.1 Physische Zugangskontrolle

Maßnahmen zur Verhinderung des unbefugten physischen Zugangs zu Bereichen, in denen sensible Daten gespeichert oder verarbeitet werden.

Verarbeitung ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren des Hosting-Anbieters (ISO 27001), kein Betrieb eigener Serverinfrastruktur

Reinigungspersonal zur Vertraulichkeit verpflichtet

1.2 Logische Zugangskontrolle

Maßnahmen, die den unbefugten Zugriff auf digitale Systeme und Daten einschränken und sicherstellen, dass nur befugte Personen auf sensible Informationen und Ressourcen zugreifen können.

Zentrale Authentifizierung über einen Identity Provider (OIDC/SSO)

Authentifizierung mit Benutzernamen und Passwort

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Passwort-Management-System

Passwortrichtlinie

Keine geteilten Nutzeraccounts

Erstellung von Benutzerprofilen

Automatische Abmeldeverfahren

Verschlüsselung von Datenbanken

Verschlüsselungskonzept

Richtlinie zur Verwaltung mobiler Geräte

Dokumentierte Regelungen für das Ausscheiden von Mitarbeitern

AI-Tool-Freigabe & Datenklassifizierung

1.3 Berechtigungskontrolle

Sicherstellung, dass die zur Nutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten nur auf die Daten zugreifen können, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben, und dass Kontrollen vorhanden sind, um die Zugriffsrechte zu verwalten und einzuschränken, eine unbefugte Nutzung zu verhindern und sensible Daten sicher zu behandeln.

Implementierung eines Rollen- und Berechtigungskonzepts

Zuweisung von Administratorrechten an eine Mindestanzahl von Personen

Zugriff auf Server erfolgt ausschließlich verschlüsselt (z. B. via SSH mit Public Key)

Automatische Kontosperrung nach mehrfacher Falscheingabe eines Passworts

Protokollierung des Anwendungszugriffs

Erteilung schriftlicher Weisungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung

1.4 Trennungskontrolle

Sicherstellung, dass Daten und Systeme bei Bedarf voneinander isoliert werden, um das Risiko von Datenlecks zu minimieren.

Logische Benutzertrennung

Trennung von Produktions- und Testsystem

Segmentierung des Netzes

Zugriffsrechte auf die Datenbank

Sichere Kodierungspraktiken

Datenschutzrichtlinie

2. Integrität

2.1 Übertragungskontrolle

Gewährleistung der Integrität und Sicherheit von Daten während der Übertragung. Umfasst Maßnahmen, die Daten bei der Übertragung zwischen Systemen oder Parteien vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust schützen und sicherstellen, dass die Daten während des gesamten Prozesses unverändert bleiben.

Inhaltsverschlüsselte Datenübertragung

Verschlüsselung des Internetverkehrs

Verschlüsselung für die E-Mail-Übertragung

Nutzung moderner Verschlüsselungsprotokolle (z. B. TLS 1.2/1.3, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)

Protokollierung von Datenzugriffen und Aktivitäten

Richtlinien zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der eingesetzten Verschlüsselungsstandards

2.2 Eingabekontrolle

Gewährleistung der Richtigkeit und Integrität der Daten bei Eingabe, Änderung und Zugriff. Umfasst Maßnahmen zur Verfolgung und Protokollierung aller Dateneingaben und -änderungen, zum Schutz der Daten vor unbefugten Änderungen und zur Ermöglichung von Korrekturen bei Bedarf, um die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus genau und konsistent zu halten und gleichzeitig Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Protokollierung (von Datenzugriff, Eingabe, Änderung, Löschung, Übertragung, fehlgeschlagenen Zugriffsversuchen usw.)

Rückverfolgbarkeit von Dateneingabe, -änderung und -löschung durch eindeutige Benutzernamen für jeden Nutzer

Manuelle oder automatisierte Überprüfung von Protokollen

Plausibilitätsprüfungen und automatische Validierung bei der Datenverarbeitung

Möglichkeit, eine Berichtigung auf elektronischem Wege zu beantragen

Bereitstellung eines Verfahrens zur Einsicht und Korrektur personenbezogener Daten durch die betroffene Person

Einrichtung eines Verfahrens zur Berichtigung von Daten auf Antrag

Sofortige Korrektur/Löschung fehlerhafter Daten

E-Mail-Gateway mit Filterfunktion

Firewall-Paketfilter

Dokumentation der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen

Dokumentation der bestehenden IT-Infrastruktur

Dokumentation der verwendeten Programme und Anwendungen

Dokumentation der verbindlichen Löschfristen

Dokumentation der Vertrags- und Untervertragsbeziehungen

Dokumentation der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung

Dokumentierte Aufzeichnungen über Verarbeitungstätigkeiten

Veröffentlichung von Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

3.1 Verfügbarkeitskontrolle

Sicherstellung, dass Daten und Systeme bei Bedarf durchgängig zugänglich und betriebsbereit sind, um Ausfallzeiten zu vermeiden und vor Datenverlusten oder Systemausfällen zu schützen.

Automatisches Benachrichtigungssystem im Falle einer Störung

Vermeidung von lokaler Datenspeicherung

Dokumentierter Krisenplan (Notfallplan)

3.2 Back-up-Kontrolle

Gewährleistung, dass Daten und Systeme nach einem Zwischenfall schnell wieder voll funktionsfähig gemacht werden können.

Automatisierte Erstellung von Datensicherungen

Backup-Konzept und Disaster-Recovery-Plan

Festgelegte Verantwortlichkeiten für die Datensicherung

Speicherung von Datensicherungen an einem anderen sicheren Ort außerhalb des primären Serverstandorts

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

4.1 Datenschutz-Management

Verfahren und Dokumentation, die erforderlich sind, um die ständige Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten und den Datenschutz in die Betriebsabläufe, das Risikomanagement und die Entscheidungsprozesse des Unternehmens zu integrieren.

Datenschutzbeauftragter ernannt

Beauftragter für Informationssicherheit ernannt

Die Datenschutzdokumentation ist zentralisiert und für alle Mitarbeiter zugänglich

Datenschutz-Folgenabschätzung

Regelmäßige Audits des Datenumfangs

Regelmäßige Überprüfung der Sicherheitszertifikate

Regelmäßige Überprüfung der TOMs

Regelmäßige Datenschutz- und Sensibilisierungsschulungen für Mitarbeiter

Dokumentierte Prozesse bezüglich der Informationspflichten

Formalisierte Verfahren für Informationsanfragen von betroffenen Personen

Integration von Datenschutzanforderungen in das Risikomanagement des Unternehmens

4.2 Management der Reaktion auf Zwischenfälle

Laufende Bewertung und Verbesserung der Verfahren und Protokolle, die zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfälle eingesetzt werden.

Automatisierte Aktualisierungsprozesse für Betriebssysteme, Anwendungen und Dienste

Dokumentierte Verfahren zur Erkennung und Überwachung von Vorfällen

Dokumentierte Prozesse für die Meldung von Sicherheitsvorfällen

Dokumentiertes Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle

Dokumentiertes Verfahren zur Überprüfung nach einem Vorfall

Dokumentiertes Verfahren zur Benachrichtigung über Datenschutzverletzungen

4.3 Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Gewährleistung, dass der Datenschutz von Anfang an in die Gestaltung und den Betrieb von Systemen und Prozessen integriert wird.

Verwendung verbesserter Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen als Standard in der Software

Integration von Datenschutz-Voreinstellungen bereits im Systementwicklungsprozess

Regelmäßige Sicherheitsprüfungen bei der Entwicklung

Dokumentation der Grundsätze des „eingebauten und standardmäßigen Datenschutzes" in der Datenschutzrichtlinie

Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für neue Projekte

4.4 Auftragsverarbeitung

Überwachung und Verwaltung externer Parteien, die an der Datenverarbeitung beteiligt sind. Umfasst Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Auftragsverarbeitungen das erforderliche Maß an Datenschutz und -sicherheit gewährleisten.

Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO

Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung vor der Auswahl des Auftragnehmers

Regelmäßige Audits von Unterauftragnehmern

Interne Richtlinie über den Einsatz von weiteren Unterauftragnehmern

Cloud-System-Sicherheitsrichtlinie