Wissensmanagement: Projekte, Methoden und Köpfe wiederfinden
„Hatten wir nicht 2024 eine Kostensenkung bei einem Versorger?“ Statt drei Ordner mit unklaren Projektkürzeln zu durchsuchen, fragen Sie das Company Brain – und bekommen Projekt, Methodik, Team und Fundstelle.
Vergleichbare Projekte: Kostensenkung bei Versorgern seit 2023
2024Gemeinkostenanalyse Kunde A (Stadtwerk) – Abschlussberichtgruen2023Einkaufsbündelung Kunde B (Wasserversorger) – nur Lenkungsausschuss-Folienoffen2025Prozessaufnahme Netzservice Kunde C (Stadtwerk) – Angebot 2025-031gruenTeamProjektleitung Kunde B nicht mehr im Haus – Ansprechpartner L. B.offenWas Sie am Ende
in der Hand haben.
Welches Referenzprojekt, welche Methodik, welche Vorlage – jeweils mit Ablageort und Datum, damit Sie die Fassung prüfen können.
Wer war im Team, wer ist noch im Haus, wen fragen Sie zur Methodik. Das Company Brain findet das Dokument und nennt die Köpfe dazu – in Beratungen oft die wichtigere Frage.[1]
Auf Wunsch stellt ein digitaler Kollege daraus eine Referenzliste oder einen Methodik-Abschnitt als Word-Datei zusammen – zur Freigabe.
So läuft es ab.
Der digitale Kollege arbeitet mit Ihren Vorlagen, Ihrer Methodik und den Rechten der Person, die ihn beauftragt. Wo eine Entscheidung ansteht, fragt er nach.
Ihre Administration verbindet Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook) oder Google Workspace, dazu etwa Confluence oder Notion. Pro Konnektor legen Sie fest, was gelesen werden darf.
welche Bestände ins gemeinsame Company Brain gehörenDokumente, Mails, Tabellen, Folien und Diagramme werden gelesen und geordnet: Kunden, Dienstleister, Behörden, Team – mit Projekten, Angeboten und Methoden. Org Brain für alle, Personal Brain je Nutzer.
Im Chat fragen Sie wie eine Kollegin, quer über Kunden und Jahre. Die Antwort nennt die Fundstellen; die Rechte der Quellsysteme gelten weiter.
was davon trägt – Sie öffnen die FundstellenEin digitaler Kollege stellt Referenzliste oder Methodik-Abschnitt nach Ihrer Vorlage zusammen und fragt nach, wenn zwei Projektfassungen konkurrieren.
Ergebnis freigeben oder mit Korrekturen zurückgebenNeue Dokumente fließen laufend ein. Als Routine etwa eine monatliche Übersicht neuer Projektergebnisse je Methode für die Practice-Leitung.
Versand der ÜbersichtSo sieht das Ergebnis aus
Beispiel mit erfundenen Daten; Kunden, Projekte und Personen sind fiktiv. Auftrag im Chat: „Wir schreiben ein Angebot für eine Kostensenkungsstudie bei einem kommunalen Versorger. Welche vergleichbaren Projekte hatten wir in den letzten drei Jahren, mit welcher Methodik, und wer aus dem Team ist noch im Haus?“
| Projekt | Kunde | Jahr | Methodik | Team | Fundstelle |
|---|---|---|---|---|---|
| Gemeinkostenanalyse | A (Stadtwerk) | 2024 | Zero-Based-Budgeting, Benchmark Netzbetrieb | PL J. K., Analyst T. M. | Abschlussbericht, SharePoint › Kunden › A › 2024 |
| Einkaufsbündelung | B (Wasserversorger) | 2023 | Spend-Cube, Warengruppenstrategie | PL P. S. (nicht mehr im Haus), Senior L. B. | Lenkungsausschuss-Folien, Fassung 12.10.2023 |
| Prozessaufnahme Netzservice | C (Stadtwerk) | 2025 | Prozessbenchmark, Interviews | Senior L. B. | Angebot 2025-031, Mail-Verlauf Projektstart |
Hinweise im Ergebnis: Für Kunde B gibt es keinen Abschlussbericht – Ansprechpartner im Haus ist L. B. Die Benchmark-Tabelle aus Projekt A enthält Mandantenzahlen; vor Verwendung im Angebot die Vertraulichkeitsvereinbarung prüfen.
Was der Kollege nicht tut.
Und wo Ihre Daten bleiben.
Grenzen
- Implizites Wissen bleibt implizit. Was nur im Kopf eines Kollegen ist, findet das Company Brain nicht – es zeigt aber, wer beteiligt war und wen Sie fragen sollten.
- Zuordnungen sind maschinell und können falsch sein: ähnliche Projektkürzel, gleiche Namen, umfirmierte Kunden. Prüfen Sie die Fundstelle, bevor eine Referenz nach außen geht.
- Rechte werden übernommen, wie sie gepflegt sind. Ist ein SharePoint-Ordner zu weit freigegeben, gilt das auch im Company Brain; die Pflege liegt laut AGB bei Ihnen.
- Ob Wissen aus Mandat A in Mandat B verwendet werden darf (Vertraulichkeit, Clean Team, Wettbewerbskonflikt), entscheidet ein Mensch, nicht die Software.
Datenschutz
- Wissensbestand inklusive Graph, Vektoren und Sicherungen auf Servern in Deutschland; Sprachmodelle über Rechenzentren in der EU, ohne Speicherung beim Modellbetreiber und ohne Training (AVV, Anlage 2).
- DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Welche Quellen Sie anbinden, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; bei Postfächern früh mit dem Betriebsrat.
- Was Mitarbeitende im Personal Brain für sich anlegen, ist für den Arbeitgeber nicht einsehbar.
- Jede Aktion eines digitalen Kollegen steht im Audit-Log. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Details: AVV · Leistungsbeschreibung · Datenschutz
Häufige Fragen.
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir beantworten sie gern persönlich.
Gespräch vereinbarenNein. Das Company Brain liest die Ablagen, wie sie sind, und erkennt Kunden, Projekte und Methoden selbst. Viele Dubletten erhöhen aber den Prüfaufwand bei den Fundstellen.
Eine Suche findet Dokumente zu Ihren Begriffen; ein Wiki hält nur, was jemand hineinschreibt. Das Company Brain kennt die Zusammenhänge: welches Angebot zu welchem Kunden gehört, welche Methode wo genutzt wurde, wer beteiligt war.
Sie legen fest, welche Quellen das Company Brain liest. Was nicht angebunden ist, wird nicht gelesen.
Laut Leistungsbeschreibung: im Org Brain 12 Monate (bis zu 15.000 Dokumente je Nutzer), im Personal Brain 36 Monate (bis zu 36.000 Dokumente je Nutzer); danach 3.000 neue Dokumente und E-Mails je Nutzer und Monat. Längere Archive nach Vereinbarung. Die Erstaufnahme dauert je nach Größe des Bestands in der Regel nicht länger als einen Tag.
Vertiefen und vergleichen.
- Hansen, Nohria, Tierney (1999): What's Your Strategy for Managing Knowledge? Harvard Business Review, März–April 1999 – https://hbr.org/1999/03/whats-your-strategy-for-managing-knowledge