KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage, Rollen und Regeln gegen Schatten-KI

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er zeigt, was Behörden und Gesetzgeber zu KI-Regeln im Unternehmen sagen, und schlägt eine Gliederung vor. Ob Ihre Richtlinie im Einzelfall trägt, prüfen Datenschutzbeauftragte und Rechtsberatung.

Eine KI-Richtlinie beantwortet vier Fragen: Welche KI-Werkzeuge dürfen für welche Daten und Zwecke genutzt werden, wer prüft die Ergebnisse, wer gibt Neues frei und wie werden Beschäftigte befähigt? Datenschutzkonferenz und BSI empfehlen solche dokumentierten, verbindlichen Regeln ausdrücklich ^[1], ^[2]. Entscheidend ist weniger der Umfang als ein schneller Freigabeweg. Eine Richtlinie, die nur verbietet, treibt die Nutzung in private Konten. Wie verbreitet das ist und warum Verbote wenig bringen, beschreibt unser Beitrag zur Schatten-KI. Hier geht es um die Richtlinie selbst.

Was Behörden von einer KI-Richtlinie erwarten

Datenschutzkonferenz (DSK). Ohne klare Regelungen besteht nach der DSK das Risiko, dass Beschäftigte KI-Anwendungen „eigenmächtig und unkontrolliert“ nutzen (Rn. 36) ^[1]. Sie empfiehlt dokumentierte interne Weisungen, „ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen konkreten Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen“, mit konkreten Beispielen zugelassener und untersagter Szenarien (Rn. 36) ^[1]. Dafür bietet sich eine Dienst- oder Handlungsanweisung oder eine Betriebsvereinbarung an (Rn. 37) ^[1]. Weitere Punkte aus der Orientierungshilfe, die in eine Richtlinie gehören:

• Betriebliche statt privater Accounts. Arbeitgeber sollten Geräte und Accounts bereitstellen, damit keine Profile über Beschäftigte entstehen (Rn. 41) ^[1].
• Training und Verlauf abschalten. Accounts sollten von Beginn an so eingestellt sein, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden (Rn. 43) ^[1].
• Personenbezug ist mehr als Namen. Namen und Anschriften zu entfernen, reicht regelmäßig nicht, weil sich der Bezug aus dem Zusammenhang ergeben kann (Rn. 49) ^[1].
• Ergebnisse prüfen. Ergebnisse mit Personenbezug müssen vor der Weiterverarbeitung überprüft werden (Rn. 64–65) ^[1].
• Keine automatisierte Letztentscheidung. Entscheidungen mit Rechtswirkung trifft ein Mensch mit tatsächlichem Entscheidungsspielraum. Eine nur formelle Beteiligung genügt nicht (Rn. 12) ^[1]. Das Beispiel der DSK: Eine KI, die Bewerbungen auswertet und selbstständig zu Gesprächen einlädt, verstößt gegen Art. 22 Abs. 1 DSGVO (Rn. 13) ^[1].
• Datenschutzbeauftragte stets einbinden, Betriebs- und Personalrat prüfen (Rn. 31) ^[1].

BSI. Das BSI empfiehlt, dass Arbeitgeber festlegen, welche KI-Modelle und -Anwendungen, insbesondere frei zugängliche Webanwendungen, zu welchen Zwecken genutzt werden, welche Eingaben erlaubt sind und wie Ausgaben weiterverwendet werden dürfen. Die Regeln sollten verbindlich in Richtlinien festgehalten und technisch unterstützt werden, etwa durch Sperren oder Freischalten bestimmter Dienste (S. 48) ^[2]. Ausgaben mit Außenwirkung sollten vor der Verwendung geprüft und manuell finalisiert werden (S. 49) ^[2]. Für KI-Anwendungen, die selbst Aktionen ausführen, empfiehlt das BSI, Rechte auf das notwendige Minimum zu beschränken und kritische Aktionen von einer ausdrücklichen Zustimmung abhängig zu machen (S. 49) ^[2].

KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: was in die Richtlinie gehört

Wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet, ist nach der KI-Verordnung „Betreiber“ (Art. 3 Nr. 4) ^[3]. Für Betreiber gilt seit dem 2. Februar 2025 die Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 113) ^[3]. Seit der Digital-Omnibus-Verordnung vom Juli 2026 lautet sie: Betreiber ergreifen Maßnahmen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals“ und anderer Personen in ihrem Auftrag zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren ^[4].

Die FAQ der EU-Kommission machen das handhabbar ^[5]:

• Mindestinhalt: ein allgemeines Verständnis von KI in der Organisation, die eigene Rolle als Anbieter oder Betreiber, die Risiken der eingesetzten Systeme und passende Maßnahmen, abgestimmt auf Vorkenntnisse und Einsatzkontext.
• Kein Zertifikat nötig. Eine interne Dokumentation der Schulungen und Maßnahmen genügt.
• Auch Externe: Erfasst sind Personen, die im Auftrag mit den KI-Systemen arbeiten, etwa Dienstleister.
• Bedienungsanleitung allein reicht meist nicht.
• Aufsicht und Durchsetzung durch nationale Marktüberwachungsbehörden gelten ab dem 2. August 2026.

Drei weitere Vorschriften der KI-VO gehören in eine Richtlinie, auch wenn sie im Büroalltag selten greifen: KI-Systeme, die Emotionen von Personen am Arbeitsplatz ableiten, sind verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f) ^[3]. Wer mit KI Deepfakes erzeugt, muss das offenlegen (Art. 50 Abs. 4) ^[3]. Und vor dem Einsatz eines Hochrisiko-KI-Systems am Arbeitsplatz, etwa im Bewerbungsverfahren, sind Arbeitnehmervertreter und Betroffene zu informieren (Art. 26 Abs. 7) ^[3]. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten nach der Änderung durch den Omnibus ab dem 2. Dezember 2027 ^[4].

Mitbestimmung: wann der Betriebsrat mitredet

Wo ein Betriebsrat besteht, sind drei Vorschriften des BetrVG maßgeblich:

• § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ rechtzeitig unterrichten ^[7].
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen ^[6]. Ein betriebliches KI-Werkzeug, das die Nutzung je Person protokolliert, kann darunter fallen. Ob das im Einzelfall so ist, ist eine Rechtsfrage. Auch Nr. 1 (Ordnung des Betriebs) kann berührt sein ^[6].
• § 80 Abs. 3 BetrVG: Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen insoweit als erforderlich ^[8].

Das ArbG Hamburg hat 2024 im Eilverfahren ein Mitbestimmungsrecht verneint, als ein Arbeitgeber die Nutzung von ChatGPT über private Accounts im Browser freigab, ohne Installation und ohne Zugriff auf die beim Anbieter anfallenden Daten. Die Vorgaben zur Nutzung ordnete das Gericht als mitbestimmungsfreies Arbeitsverhalten ein ^[9]. Die Entscheidung betraf einen Sonderfall. Wer ein betriebliches Werkzeug mit eigenen Accounts bereitstellt, wie es die DSK empfiehlt (Rn. 41) ^[1], sollte mit dem Betriebsrat rechnen und eine Betriebsvereinbarung von Anfang an einplanen. Die Richtlinie und die Betriebsvereinbarung lassen sich dann aufeinander abstimmen: Die Betriebsvereinbarung regelt Auswertung und Protokolle, die Richtlinie den Umgang mit Daten und Ergebnissen.

Vorlage: Mustergliederung mit Textbausteinen

Die folgende Gliederung ist ein Ausgangspunkt, kein fertiger Text. Platzhalter stehen in eckigen Klammern. Zwei bis vier Seiten reichen meist, Einzelheiten gehören in Anhänge, die sich ändern dürfen, ohne dass die Richtlinie neu verabschiedet werden muss.

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die berufliche Nutzung von KI-Anwendungen bei [Unternehmen]. Sie gilt für alle Beschäftigten sowie für Personen, die in unserem Auftrag mit KI-Anwendungen arbeiten. Ziel ist, KI produktiv zu nutzen und dabei Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und die Qualität unserer Arbeit zu sichern.

2. Freigegebene Werkzeuge

Beruflich genutzt werden dürfen nur die in Anhang A genannten KI-Anwendungen, und nur mit betrieblichen Accounts. Private Accounts sind für berufliche Inhalte nicht zulässig. Anhang A nennt je Werkzeug die zulässigen Datenklassen (Abschnitt 3).

3. Datenklassen und was wohin darf

Im Zweifel gilt die höhere Klasse. Das Entfernen von Namen macht Inhalte nicht automatisch anonym.

4. Nicht erlaubte Nutzungen

Nicht erlaubt sind insbesondere: (a) Entscheidungen mit Rechtswirkung für Personen ohne eigene Prüfung durch einen Menschen, etwa über Bewerbungen; (b) die Ableitung von Emotionen von Beschäftigten; (c) das Einstellen von Inhalten Dritter, die wir nicht weitergeben dürfen; (d) das Erzeugen von Deepfakes ohne Kennzeichnung.

5. Prüfung der Ergebnisse und Verantwortung

Wer ein KI-Ergebnis verwendet, ist für dessen Richtigkeit verantwortlich wie für eigene Arbeit. Zahlen, Zitate, Quellen und Aussagen über Personen werden vor der Weitergabe geprüft. Was das Unternehmen verlässt – E-Mails, Angebote, Präsentationen, Veröffentlichungen – wird vor dem Versand von einem Menschen freigegeben.

6. Offenlegung

Gegenüber Kunden legen wir KI-Nutzung offen, wo es vertraglich vereinbart ist oder der Kunde danach fragt. [Gegebenenfalls branchenspezifische Regeln, etwa für Gutachten oder Prüfungsberichte, ergänzen.]

7. Rollen

[Siehe Rollentabelle unten; Namen und Vertretungen stehen in Anhang B.]

8. Neue Werkzeuge und Anwendungsfälle

Wer ein neues Werkzeug oder einen neuen Anwendungsfall nutzen möchte, stellt einen Antrag bei [KI-Verantwortliche/r] mit Zweck, Datenklassen und Anbieter. Über den Antrag wird innerhalb von [zehn] Arbeitstagen entschieden. Bis zur Entscheidung gilt: nur öffentliche Daten.

9. Schulung und KI-Kompetenz

Wer KI-Anwendungen nutzt, nimmt vor der ersten Nutzung an einer Einführung teil und danach mindestens [jährlich] an einer Auffrischung. Inhalt sind Funktionsweise und Grenzen der eingesetzten Werkzeuge, Datenklassen, Prüfung von Ergebnissen und Beispiele aus unserer Arbeit. [KI-Verantwortliche/r] dokumentiert die Maßnahmen (Art. 4 KI-VO).

10. Vorfälle

Wer bemerkt, dass Daten in ein nicht freigegebenes Werkzeug gelangt sind oder ein KI-Ergebnis Schaden verursacht hat, meldet das unverzüglich an [Kontakt]. Meldungen werden nicht sanktioniert, wenn sie zeitnah erfolgen.

11. Mitbestimmung und Inkrafttreten

Diese Richtlinie gilt ergänzend zur Betriebsvereinbarung [Bezeichnung]. Sie wird [halbjährlich] überprüft.

Rollen und Freigaben

In kleinen Unternehmen liegen mehrere Rollen bei einer Person. Wichtig ist nur, dass jede Aufgabe einen Namen hat.

Der Freigabeweg für ein neues Werkzeug lässt sich auf vier Prüfungen verdichten: Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden? Training mit Eingaben ausgeschlossen? Verarbeitungsort und Unterauftragnehmer bekannt? Rechte und Protokollierung so, dass nachvollziehbar ist, wer was getan hat? Sind alle vier mit Ja beantwortet, geht es um die Datenklassen, für die das Werkzeug freigegeben wird.

Was das für die Praxis heißt

1. Mit einer Bestandsaufnahme beginnen. Welche Werkzeuge werden heute wofür genutzt? Die Richtlinie muss diese Aufgaben abdecken, sonst bleibt sie Papier.
2. Zuerst Anhang A füllen, dann den Text schreiben. Eine Richtlinie ohne freigegebenes Werkzeug ist faktisch ein Verbot.
3. Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte zu Beginn einbinden, nicht zur Unterschrift. Das spart Runden und ist nach DSK und BetrVG ohnehin vorgesehen (Rn. 31) ^[1], ^[7].
4. Den Freigabeweg mit Frist versehen. Zehn Arbeitstage sind ein realistischer Rahmen. Wer Monate wartet, weicht aus.
5. Schulung mit eigenen Fällen dokumentieren. Eine Teilnehmerliste mit Inhalt und Datum genügt als Nachweis nach Art. 4 KI-VO; ein Zertifikat ist nicht nötig ^[5].
6. Halbjährlich nachsehen, ob Anhang A, Datenklassen und Beispiele noch zur Arbeit passen. Die DSK verlangt ausdrücklich, Entwicklungen zu verfolgen und interne Vorgaben anzupassen (Rn. 47) ^[1].

Wo enter ai in eine KI-Richtlinie passt

enter ai kann in Anhang A einer solchen Richtlinie als betriebliches Werkzeug stehen. Kundendaten liegen auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft über Modelle in EU-Rechenzentren, ein Training externer Modelle mit Kundendaten ist vertraglich ausgeschlossen, ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil. Rechte und Zugänge werden je Team und Rolle zentral verwaltet. Digitale Kollegen sehen nur, was die beauftragende Person ohnehin sehen darf, Aktionen mit Wirkung nach außen brauchen eine Freigabe durch einen Menschen, und jede Aktion steht im Audit-Log. Die Richtlinie selbst, die Schulung und die Abstimmung mit dem Betriebsrat ersetzt das nicht. Mehr auf der Startseite.

Wie dieser Beitrag entstand

Gesetzestexte, die Orientierungshilfe der DSK, die BSI-Publikation und die FAQ der EU-Kommission wurden in den verlinkten Fassungen nachgelesen; Randnummern und Seitenzahlen beziehen sich auf diese Fassungen. Die Mustergliederung ist ein Vorschlag der Redaktion. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Zuletzt aktualisiert am 10. November 2026.