Beratungsangebot erstellen: Aufbau, Bausteine, Referenzen – und wo KI hilft

Ein Beratungsangebot gewinnt über Problemverständnis, Vorgehen und belegte Referenzen. Die Gliederung steht meist schnell, Zeit kostet das Zusammensuchen: Referenzen, passende CVs, die aktuelle Methodenfassung, die Honorarherleitung. Dieser Leitfaden zeigt die Bausteine, die rechtlichen Stellen, an denen Formulierungen Folgen haben, und wo KI dabei realistisch hilft.

Beratungsangebot oder Positionsangebot?

Gemeint sind hier Konzeptangebote mit Vorgehen, Team und Honorar, keine Positionsangebote mit Artikelnummern. Wenn Sie Angebote mit Positionen, Mengen und Mehrwertsteuer für Handwerk oder Handel brauchen, sind Rechnungs- und Angebotsprogramme das passende Werkzeug. Der Wert eines Beratungsangebots entsteht im Problemverständnis, im Vorgehen und in den belegten Referenzen.

Die Bausteine eines Beratungsangebots

Vertragsgrundlage: Dienst- oder Werkvertrag

Die Vertragsgrundlage ist mehr als eine Formalie. Beim Dienstvertrag schulden Sie die versprochenen Dienste (§ 611 BGB). Beim Werkvertrag schulden Sie den Erfolg, auch wenn er durch Dienstleistung herbeigeführt werden soll (§ 631 BGB).^[3][4] Wie Sie „Ergebnisse“ formulieren, hat deshalb Haftungsfolgen.

Wo die Zeit verloren geht

Die Anfrage kommt am Dienstag, die Präsentation beim Kunden ist am Montag. Die Struktur ist meist klar, Arbeit machen die Inhalte:

• Referenzen finden. „Wir haben so etwas doch für einen Energieversorger gemacht. Wer war das, und dürfen wir den Namen nennen?“ Die Antwort steht in einem Abschlussbericht, einer alten Angebotsdatei und dem Gedächtnis einer Kollegin, die gerade beim Kunden ist.
• CVs anpassen. Jeder Lebenslauf existiert in mehreren Fassungen. Für das neue Angebot müssen die passenden Projekte nach oben, anonymisiert, wo der Kunde nicht genannt werden darf.
• Methode beschreiben. Das Vorgehen wurde schon oft beschrieben, nur nie zweimal gleich. Welche Fassung ist die aktuelle, welche hat zuletzt gewonnen?
• Honorar herleiten. Personentage je Modul, Tagessätze nach Rolle, Reisekosten, Zahlungsplan. Dazu kommt die Frage, ob ein Festpreis vertretbar ist.
• In Form bringen. Word-Angebot und Pitch-Deck sollen dasselbe sagen. Nach der dritten Überarbeitung tun sie das selten.

Öffentliche Auftraggeber: CVs und Referenzen werden bewertet

Bei öffentlichen Auftraggebern zählt das doppelt. Nach § 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV kann die Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals Zuschlagskriterium sein, wenn sie erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann.^[1] Als Eignungsnachweis kann der Auftraggeber nach § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV geeignete Referenzen über früher ausgeführte Leistungen verlangen.^[2] CVs und Referenzen sind dort also bewertete Angebotsbestandteile.

Formvorgaben öffentlicher Ausschreibungen (Formblätter, Fristen, Einreichung über Vergabeplattformen) lassen sich gegen die Vergabeunterlagen prüfen. Die Einreichung selbst und die Verantwortung für die Vollständigkeit bleiben beim Bieter.

Was das für die Praxis heißt

• Referenzfreigaben festhalten. Ob ein Kunde als Referenz genannt werden darf, gehört in eine Referenzliste oder einen Vermerk. Aus der Existenz eines Projekts folgt keine Freigabe. Ist ein Mandat nur anonym freigegeben, beschreiben Sie es ohne Namen, etwa als „kommunaler Versorger, 180.000 Einwohner“.
• Honorare nur aus der Preisliste. Tagessätze kommen aus Preisliste oder Kalkulationsvorlage, nicht aus dem Gedächtnis. Ob Sie mit einem Festpreis in den Wettbewerb gehen, wie viel Rabatt die Beziehung verträgt und welches Risiko Sie über Ergebnisformulierungen übernehmen, sind Partnerentscheidungen.
• Vor der Abgabe gegenlesen. Passen die Personentage im Text zur Honorartabelle? Ist jede genannte Referenz als freigegeben markiert? Fehlen Pflichtangaben aus der Anfrage, etwa ein geforderter Nachweis oder ein Formblatt? Offene Punkte gehören als Liste oben ins Dokument, nicht in den Kopf einer Person.
• Das Kundengespräch aufschreiben. Das Verständnis der Fragestellung ist der Teil, der Angebote gewinnt. Was zwischen den Zeilen gesagt wurde, steht nur im Angebot, wenn jemand es aufschreibt.

Wo KI hilft – und wo nicht

In einem Experiment mit 453 Berufstätigen sank die Bearbeitungszeit berufsspezifischer Schreibaufgaben mit ChatGPT im Mittel um 40 %, die Qualität stieg um 18 %.^[5] Das waren kurze, eigenständige Schreibaufgaben ohne Firmenwissen, keine Angebote. Beim Beratungsangebot liegt der Aufwand weniger im Formulieren als im Finden: Ein Sprachmodell ohne Zugriff auf Ihre früheren Projekte kennt weder Ihre Referenzen noch Ihre Tagessätze. Wie viel Zeit Sie sparen, hängt deshalb davon ab, wie gut Ihre früheren Projekte dokumentiert und auffindbar sind.

Nicht abnehmen kann KI das Urteil: welche Positionierung, welcher Preis, welches Risiko. Und sie weiß nur, was dokumentiert ist – eine fehlende Referenzfreigabe muss sie erfragen, nicht annehmen.

Wie enter ai dabei hilft

Bei enter ai übernimmt eine digitale Projektassistenz die Sucharbeit: Sie findet im Company Brain vergleichbare Angebote, Abschlussberichte, Methodenpapiere und CV-Auszüge, fragt nach, was sie nicht belegen kann, und schreibt Angebot und Deck in Ihren Vorlagen. Nach außen geht nichts ohne Ihre Freigabe. Ablauf, Beispiel und Datenschutz beschreibt der Anwendungsfall Beratungsangebote erstellen.